Hinweisgeber
Salcef verpflichtet sich zur vollständigen Einhaltung aller geltenden Gesetze, Vorschriften und Menschenrechtsstandards sowie zum Schutz der Umwelt. Im Einklang mit der offenen Kommunikationskultur von Salcef soll jeder Mitarbeiter, Lieferant, Geschäftspartner und jede Person, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit Salcef in Kontakt kommt, frei sein, Verstöße und/oder unangemessenes Verhalten zu melden, ohne Repressalien befürchten zu müssen. Das Hinweisgebersystem von Salcef dient als Frühwarnsystem, um aufkommende Risiken oder Verstöße umgehend und effektiv zu adressieren.

Das Hinweisgebersystem von Salcef kann von jeder Person genutzt werden, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld dieser Tätigkeit Informationen über Verstöße erhalten hat. Dazu gehören insbesondere Mitarbeiter, Freiberufler, Bewerber, ehemalige Mitarbeiter, Praktikanten, Lieferanten und Personen, deren berufliche Tätigkeit noch nicht begonnen hat, wie z. B. Stellenbewerber und Auftragnehmer.

Meldewürdige Umstände
Meldungen können Informationen über Verstöße gegen nationale und internationale Gesetze, Verstöße gegen den Verhaltenskodex für Lieferanten von Salcef, die Menschenrechtspolitik und den Verhaltenskodex betreffen, die im Rahmen der beruflichen Pflichten erlangt wurden. Meldungen können auch Handlungen betreffen, die darauf abzielen, Verstöße zu verbergen (z. B. das Verstecken oder Zerstören von Beweismitteln für die Verstöße).

Verstöße oder Zuwiderhandlungen sind als Handlungen, Taten oder Unterlassungen zu verstehen, die dem öffentlichen Interesse oder der Integrität der öffentlichen Verwaltung oder privaten Unternehmen schaden, und umfassen beispielsweise:

• administrative, buchhalterische, zivil- und strafrechtliche Verstöße;
• Umweltstraftaten;
• Korruption, Betrug und Veruntreuung sowie andere Eigentumsdelikte;
• Verstöße gegen den Datenschutz;
• Verstöße gegen das Kartellrecht;
• Diskriminierung und Belästigung;
• Straftaten im Rahmen von EU-Rechtsakten (z. B. öffentliches Beschaffungswesen, Dienstleistungen, Finanzprodukte und -märkte usw.);
• Verstöße im Zusammenhang mit staatlichen Beihilfen;
• Handlungen oder Unterlassungen, die den finanziellen Interessen der Europäischen Union schaden;
• Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit dem Binnenmarkt (z. B. Verstöße gegen Wettbewerbs- und Beihilferegeln);
• Handlungen oder Verhaltensweisen, die den Zweck und das Ziel der Bestimmungen der Rechtsakte der Europäischen Union gefährden.

Meldewürdige Informationen umfassen auch begründete Verdachtsmomente von Verstößen. Bitte beachten Sie jedoch, dass offensichtlich unbegründete Informationen, bereits öffentlich bekannt gemachte Informationen und bloße Gerüchte möglicherweise nicht in den Bereich der meldewürdigen Informationen fallen.

Inhalt der Meldung
Um eine ordnungsgemäße Bearbeitung des Meldeverfahrens sicherzustellen, wird Hinweisgebern empfohlen, alle ihnen vorliegenden Informationen in einem klaren und vollständigen Bericht einzureichen, der alle für die betreffende Untersuchung nützlichen Elemente beschreibt. Konkret werden Hinweisgeber gebeten, basierend auf den ihnen vorliegenden Informationen, Folgendes anzugeben:

• eine Beschreibung der mutmaßlichen Tatsachen (einschließlich Ort und Datum, wenn möglich) und die Art und Weise, wie sie festgestellt wurden;
• nützliche Hinweise zur Identifizierung der gemeldeten Person(en);
• Namen anderer Personen, falls vorhanden, die zur Aufklärung der gemeldeten Tatsachen beitragen können;
• für schriftliche Meldungen alle der Meldung beigefügten Dokumente.

Einreichung von Meldungen an Salcef
Schriftliche Meldungen:
Schriftliche Meldungen können über die internen Meldekanäle von Salcef eingereicht werden. Alle Kanäle sind über die IT-Plattform zugänglich, indem Sie das Unternehmen auswählen, für das Sie eine Meldung machen möchten.

Mündliche Meldungen:
Mündliche Meldungen sind über das Sprachnachrichtensystem von Salcef möglich.
Bei Nutzung des Sprachnachrichtensystems müssen Hinweisgeber ihre ausdrückliche Genehmigung zur dauerhaften Sprachaufzeichnung des Gesprächs oder zur vollständigen und genauen schriftlichen Transkription des Gesprächs erteilen. Hinweisgeber, die die Option der Sprachnachricht nutzen, werden gebeten, ihre Kontaktdaten (Telefonnummer/E-Mail) anzugeben, damit sie kontaktiert werden können. Persönliches Treffen auf Wunsch des Hinweisgebers:
Bitte beachten Sie: https://www.salcef.com/whistleblowing-reports/

Verfahren für eingereichte Meldungen
Das Hinweisgebersystem ist so konzipiert, dass es den zuständigen Bearbeiter automatisch benachrichtigt, sobald eine Meldung eingeht, um eine zügige Prüfung durch den Hinweisgeberschutzbeauftragten zu gewährleisten.
Der Hinweisgeberschutzbeauftragte prüft, ob der gemeldete Verstoß unter das Hinweisgeberschutzgesetz sowie diese Meldungsrichtlinie fällt, hält Kontakt zum Hinweisgeber, prüft die Gültigkeit der erhaltenen Meldung, fordert bei Bedarf weitere Informationen an und ergreift geeignete Folgemaßnahmen.
Der Hinweisgeberschutzbeauftragte arbeitet unabhängig und ist bei der Bewertung oder Bearbeitung der Meldungen keinen Weisungen unterworfen. Er gewährleistet Vertraulichkeit und Unparteilichkeit während des gesamten Meldeprozesses.

Der Hinweisgeberschutzbeauftragte bestätigt den Eingang der Meldung gegenüber dem Hinweisgeber innerhalb von sieben (7) Tagen. Eine Rückmeldung erfolgt innerhalb von drei (3) Monaten nach Bestätigung des Eingangs oder, falls keine Bestätigung erfolgt, spätestens drei (3) Monate und sieben (7) Tage nach Eingang der Meldung. Die Rückmeldung enthält Informationen über geplante oder bereits eingeleitete Folgemaßnahmen und deren Begründung.
Rückmeldungen werden nur insoweit erteilt, als sie interne Untersuchungen nicht beeinträchtigen und die Rechte der betroffenen oder erwähnten Personen nicht verletzt werden. Die Verpflichtung zur Rückmeldung innerhalb von drei Monaten gilt auch bei längeren Untersuchungen; in diesem Fall beschränkt sich die Rückmeldung auf den aktuellen Stand der Prüfung.
Offensichtlich unbegründete Meldungen, reine Denunziationen oder Bagatellfälle führen nicht zu weiteren Ermittlungen; es gelten jedoch die Dokumentationspflichten.

Hinweisgebern wird ein eindeutiger Code zugewiesen (beim Einreichen der Meldung über das Meldesystem generiert), mit dem sie zusätzliche Informationen übermitteln oder den Status ihrer Meldung abfragen können. Insbesondere bei anonymen Meldungen ist eine Rückmeldung nur über diesen eindeutigen Code möglich (erwartet innerhalb von sieben (7) Tagen). Der Code ist ausschließlich dem Hinweisgeber bekannt.
Anonyme Meldungen werden ausdrücklich akzeptiert und in gleicher Weise wie nicht-anonyme Meldungen bearbeitet. Hinweisgeber, die anonym bleiben möchten, sollten ihren eindeutigen Code sorgfältig aufbewahren, um den Stand der Bearbeitung nachverfolgen zu können.
Der Hinweisgeberschutzbeauftragte führt ein dauerhaftes und zugängliches Verzeichnis aller eingegangenen Meldungen unter Einhaltung der gesetzlich vorgesehenen Vertraulichkeitspflichten.

Externe Meldung
Hinweisgeber können Verstöße auch an die externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz melden.
Weitere Informationen zum Ablauf einer externen Meldung und den diesbezüglichen Verfahren finden Sie unter folgendem Link:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html
Wir bitten Sie, Ihre Meldung zunächst an uns zu richten und die externe Möglichkeit nur dann zu nutzen, wenn Salcef nach Ablauf der oben genannten Frist von drei (3) Monaten keine Abhilfe geschaffen hat.

Schutzmaßnahmen, Verbot von Repressalien und Sanktionen
Salcef verpflichtet sich, höchstmöglichen Schutz und Vertraulichkeit zu gewährleisten – sowohl hinsichtlich der Identität des Hinweisgebers, der gemeldeten Person, aller beteiligten Personen, als auch hinsichtlich des Inhalts der Meldung und der beigefügten Dokumentation – unter Wahrung der gesetzlichen Pflichten und der Rechte von Salcef sowie der betroffenen Personen.
Jegliche Form von Repressalien, auch wenn sie nur angedroht oder versucht werden, ist untersagt.
Repressalien sind jede Handlung oder Unterlassung im beruflichen Kontext, die durch eine interne oder externe Meldung oder Offenlegung ausgelöst wird und zu einem ungerechtfertigten Nachteil für den Hinweisgeber führt oder führen kann. Dazu zählen insbesondere Kündigung, Versagung einer Beförderung, Gehaltskürzungen, negative Leistungsbewertungen, Drohungen, Einschüchterung oder Rufschädigung. Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber, der nachweisen muss, dass nachteilige Maßnahmen nicht im Zusammenhang mit der Meldung stehen.

Folgende Personen sind ebenfalls geschützt, solange sie nicht selbst Gegenstand der Meldung sind:

• Unterstützer des Hinweisgebers (z. B. Kollegen, die bei der Meldung helfen);
• Personen im gleichen beruflichen Umfeld mit Verwandtschaftsgrad bis zum vierten Grad;
• enge Arbeitskollegen mit regelmäßigem Kontakt;
• Unternehmen im Eigentum des Hinweisgebers oder des Beschwerdeführers, sowie alle, die im gleichen Arbeitsumfeld tätig sind;
• Arbeitgeber des Hinweisgebers;
• Organisationen im gleichen beruflichen Umfeld wie der Hinweisgeber;
• anonyme Hinweisgeber, wenn sie identifiziert und Repressalien ausgesetzt sind.

Bitte beachten Sie: Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen meldet, genießt keinen rechtlichen Schutz – weder durch das Gesetz noch durch diese Richtlinie. Hinweisgeber, die in gutem Glauben handeln, auch wenn sich die Vorwürfe später als unbegründet erweisen, haben keine Sanktionen zu befürchten. Schutz wird gewährt, sofern der Hinweisgeber zum Zeitpunkt der Meldung berechtigten Grund zur Annahme hatte, dass die Informationen zutreffend sind.
Wer den Schutzrahmen des Hinweisgebersystems verletzt, muss mit arbeitsrechtlichen oder vertraglichen Konsequenzen rechnen. Dies gilt auch für Personen, die vorsätzlich oder fahrlässig Meldungen mit böswilliger Absicht abgeben, die sich als unbegründet erweisen.
Mitarbeiter, die absichtlich oder fahrlässig unbegründete Meldungen einreichen, müssen mit arbeitsrechtlichen Sanktionen rechnen (z. B. Abmahnung oder Kündigung).

Datenschutz
Salcef ist Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze und somit verpflichtet, bei der Durchführung des Meldeverfahrens die geltenden Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Dies gilt auch, wenn externe Stellen mit der Durchführung des Verfahrens und der Folgeaktivitäten beauftragt werden.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Einwilligung des Hinweisgebers gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO sowie das berechtigte Interesse von Salcef, Meldungen zu untersuchen und so die Einhaltung geltender Gesetze und Standards sicherzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird. Im Falle eines berechtigten Interesses kann Salcef personenbezogene Daten auch nach Widerruf weiterverarbeiten.
Die im Rahmen des Meldeverfahrens erhobenen Daten werden gelöscht, sobald keine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung mehr besteht.